Sebuah pesta pernikahan pada umumnya dirancang sedemikian rupa melalui persiapan yang matang oleh calon pengantin dan keluarganya. Perlu atau tidaknya memakai jasa sebuah Wedding Organizer tergantung dari beberapa hal seperti ketersediaan tenaga dari keluarga calon pengantin yang berpengalaman untuk mengatur di hari H, informasi yang cukup diperoleh calon pengantin, waktu untuk mengurus, serta tenaga untuk mengurus berbagai persiapan tersebut.
Soulmate WO dibawah Alamanda Puspita Decoration selalu merekomendasikan jasa sesuai kebutuhan calon pengantin / klien. Kami menyediakan dua macam paket (tipe) Wedding Organizer yang dapat dipilih yaitu :
A. Full Preparation (All In One Packages)
WO membantu sejak awal persiapan. Biasanya diawali dengan diskusi konsep dan perencanan acara bersama klien, dilanjutkan pembuatan rencana anggaran biaya dan timeline produksi event tersebut. Baik RAB dan timeline tentu disesuaikan dengan keinginan dan kemampuan masing-masing calon pengantin, berdasarkan informasi awal yang kami dapatkan.
Setelah RAB dan timeline kira-kira mulai disepakati (persetujuan diatas 80%), kami akan mengaturkan jadwal untuk meninjau vendor-vendor sesuai dengan timeline. Vendor-vendor yang diajukan ini bukanlah berarti pilihan calon klien. Pada prinsipnya calon klien BEBAS memilih vendor mana yang diinginkan. Kami hanya merekomendasikan vendor yang sudah dikenal kualitasnya dan tentu saja harga penawaran vendor tersebut masih dalam batas aman sesuai budget yang telah disusun tadi.
Sampai tahap ini, klien dapat saja melakukan survey terhadap calon vendor dengan atau tanpa disertai staff dari WO. Setelah terdapat titik terang vendor mana saja yang dipilih, maka kamilah yang akan melakukan negosiasi dan administrasi (budgeting & scheduling) dengan vendor tersebut. Kami juga akan me-remind calon klien mengenai jadwal dan hal-hal yang harus dikerjakan.
Selebihnya jasa Full Preparation mencakup juga jasa Wedding Day yang dijelaskan di point-point berikut.
- Mulai bekerja sejak kontrak ditandatangani.
- Membuat RAB / budget planner.
- Mencari vendor-vendor yang sesuai dengan keinginan dan budget calon pengantin.
- Menyusun timeline persiapan sejak kontrak ditandatangani.
- Schedule reminder
- Bernegosiasi dan mendapatkan best deal dari setiap vendor.
- Include semua jasa Wedding Day.
B. Wedding Day
Jasa Wedding Day baru dimulai ketika vendor-vendor sudah fix dan didapatkan semua oleh calon pengantin sendiri (WO tidak terlibat dalam pemilihan vendor). Sesuai perjanjiannya, kami menetapkan waktu sebulan (30 hari) sebelum hari H sebagai deadline bagi calon pengantin untuk menentukan vendor-vendor pilihannya. Jadi sekitar sebulan sebelum hari H itu, calon pengantin akan memberikan keseluruhan informasi kontak vendor terpilih kepada kami. Hal ini dimaksudkan agar kami mudah mengontrol perjanjian dengan vendor-vendor, terutama terkait timeline produksi dan ketepatan kuantitas & kualitas produk mereka.
Setelah itu kami akan menghubungi calon pengantin utuk mengatur timeline hari H dan konsep resepsi. Lalu kami akan mengaturkan jadwal untuk technical meeting. Biasanya beberapa hari sebelum hari H, kami akan mengambil barang-barang keperluan hari H seperti kanvas/frame foto, souvenir, dll untuk mempermudah calon pengantin pada hari H nanti.
Paket Wedding Day meliputi :
- Full day sejak pagi sampai selesai resepsi (malam)
- Menyusun timeline untuk 1 hari.
- Organize technical meeting dengan calon pengantin dan vendor-vendor.
- Profesional Wedding Organizer Personnel
- Handy Talky, Mobile Phone, Mini Laptop
- Seragam WO
- Menyusun timeline resepsi
- Menyumbangkan ide-ide kreatif untuk resepsi yang sesuai dengan keinginan calon pengantin.
Akhirnya semua pilihan kembali kepada calon pengantin / klien. Untuk mereka yang supersibuk dan tidak banyak memiliki keluarga di kota tempat acara akan dilangsungkan, sebaiknya memilih paket Full Preparation, namun jika calon pengantin cukup memiliki waktu untuk mengurus segala sesuatunya secara mandiri, jasa WO di paket Wedding Day dapat dipilih, karena akan sangat membantu mengurangi beban stress di hari H pelaksanaan (eksekusi) acara.
Kinerja WO akan sangat terbantu dan lebih maksimal apabila terdapat kerja sama dan komunikasi yang baik antara WO dan klien / calon pengantin. Misalnya, dalam hal penyusunan budget, alangkah baiknya klien cukup terbuka tentang anggaran yang akan dibelanjakan, demikian halnya dengan terminasi pembayaran yang telah disepakati antara klien dengan WO atau klien dengan vendor. Penundaan termin pembayaran oleh klien dapat saja mempengaruhi kinerja WO, karena terkait juga dengan pemesanan vendor oleh WO yang juga mengharuskan adanya sejumlah termin pembayaran (saat ini rata-rata vendor harus dibayar dalam jumlah tertentu sebelum hari H, bahkan vendor catering hampir semua menetapkan wajib lunas sebelum hari H).
Jika masalah budget dan terminasi pembayaran telah terkendali, ada lagi hal yang wajib menjadi perhatian WO dan klien, yakni tentang sinkronisasi vendor. Intinya, sedapat mungkin hindari carut-marut pemesanan vendor. Gunakan prinsip : makin sedikit pintu, makin simpel dan makin mudah penyelesaiannya.
Satu contoh adalah vendor catering. Untuk mencegah keruwetan catering (biasanya soal kuantitas), alangkah baiknya klien bersama WO sebisanya menghindari memesan makanan dari beberapa macam vendor pada satu acara resepsi besar, sehingga mudah untuk pengendalian secara umum. Klien harus terbuka pada WO, tentang jenis dan jumlah porsi makanan yang dipesan, dan berapa jumlah tamu undangan yang diprediksi hadir. WO wajib memberi advice jika memang porsi yang dipesan terlalu sedikit atau justru berlebihan, atau vendor catering yang dipilih klien kurang tepat.
WO dan klien harus bersinergi, sehingga mampu dihasilkan suatu pesta yang sukses dan meriah, sesuai skenario dan rancangan yang diinginkan bersama.
